Molina Standl

Chapitre 1 — Introduction à Molina Standl

Bienvenue dans le manuel utilisateur de Molina Standl, la fintech malienne du carburant connecté. Ce premier chapitre vous présente la plateforme, ses bénéfices, les personnes à qui ce manuel s'adresse et les conditions à réunir avant de commencer.

1.1 Qu'est-ce que Molina Standl ?

Molina Standl est une plateforme de gestion et de sécurisation des dépenses de carburant conçue pour les entreprises, les organisations non gouvernementales (ONG), les stations-service et les chauffeurs professionnels au Mali. Plutôt que de distribuer de l'argent liquide ou des bons papier, votre organisation émet des cartes prépayées reliées à des portefeuilles électroniques. Chaque dépense est tracée en temps réel.

La plateforme repose sur trois piliers complémentaires :

• Des cartes carburant prépayées : chaque carte est rattachée à un véhicule ou à un chauffeur et alimentée depuis un portefeuille d'entreprise. Le solde est plafonné, ce qui élimine les abus.
• Une application web accessible depuis n'importe quel navigateur, à l'adresse https://molinamali.com/app. Aucune installation n'est nécessaire.
• Des tableaux de bord d'entreprise qui affichent en direct les soldes, les transactions en station et les rapports comptables conformes aux exigences locales.

Toutes les valeurs monétaires sont exprimées en FCFA (Franc CFA, la monnaie en vigueur au Mali). Le sigle FCFA sera réutilisé tout au long du manuel.

1.2 À qui s'adresse ce manuel ?

Molina Standl fonctionne avec un système de rôles. Un rôle définit ce qu'une personne a le droit de voir et de faire dans l'application. Ce mécanisme s'appuie sur le principe RBAC (Role-Based Access Control, soit « contrôle d'accès basé sur les rôles ») : chacun n'accède qu'aux fonctions utiles à son travail. Le manuel s'adresse aux 7 rôles suivants.

💡 Astuce : Vous ne connaissez pas votre rôle ? Il vous a été attribué par votre administrateur d'entreprise. Une fois connecté, votre rôle apparaît dans votre profil (voir le parcours 1.1 ci-dessous).

1.3 Prérequis avant de commencer

Pour utiliser Molina Standl, vous avez besoin de :

• Un navigateur web récent : Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari ou Microsoft Edge, dans une version à jour.
• Un compte utilisateur fourni par votre entreprise ou votre organisation. Vous ne créez pas votre compte vous-même : votre administrateur vous le remet avec un identifiant (votre adresse e-mail) et un mot de passe initial.
• Une connexion Internet stable. L'application étant accessible en ligne, aucune installation n'est requise sur votre ordinateur ou votre téléphone.

⚠️ Conservez vos identifiants confidentiels. Ne les partagez jamais, même avec un collègue. Chaque action réalisée dans l'application est enregistrée sous le nom du compte connecté.

1.4 Bénéfices clés

• Maîtrise des dépenses : plafonds par carte, soldes en temps réel et fin des avances en espèces.
• Traçabilité totale : chaque plein est horodaté, localisé en station et rattaché à un véhicule ou un chauffeur.
• Lutte contre la fraude : cartes prépayées plafonnées, validation en station et journal d'activité complet.
• Reporting comptable : rapports et exports prêts pour votre comptabilité, conformes aux usages locaux.
• Gestion multi-entités : entreprises, ONG et stations-service travaillent sur la même plateforme, chacune isolée de l'autre.

1.5 Contacts officiels et support

Chapitre 2 — Connexion et sécurité

La sécurité protège à la fois votre organisation et vos données personnelles. Ce chapitre vous guide pour vous connecter, récupérer un mot de passe oublié, respecter la politique de mot de passe et activer la double authentification.

2.1 Se connecter à l'application

L'écran de connexion est la porte d'entrée de Molina Standl. Vous y saisissez votre e-mail et votre mot de passe.

1. Rendez-vous sur https://molinamali.com/app.
2. Saisissez votre adresse e-mail dans le premier champ.
3. Saisissez votre mot de passe dans le second champ.
4. Cliquez sur « Se connecter ».

💡 Astuce : Cochez « Se souvenir de moi » uniquement sur un appareil personnel et de confiance. Évitez-le sur un ordinateur partagé.

2.2 Récupérer un mot de passe oublié

Si vous avez oublié votre mot de passe, la plateforme vous permet de le réinitialiser en toute sécurité.

1. Sur l'écran de connexion, cliquez sur « Mot de passe oublié ? ».
2. Saisissez l'adresse e-mail de votre compte.
3. Cliquez sur « Envoyer le lien de réinitialisation ».
4. Ouvrez l'e-mail reçu et cliquez sur le lien.
5. Choisissez un nouveau mot de passe respectant la politique (voir section 2.3) et confirmez-le.

⚠️ Par sécurité (protection anti-énumération), l'application affiche toujours le même message de confirmation, que l'adresse existe ou non. Cela empêche un attaquant de deviner quels e-mails sont enregistrés. Si vous ne recevez rien, vérifiez vos courriers indésirables, puis l'orthographe de votre adresse.

2.3 Politique de mot de passe

Pour protéger votre compte, tout mot de passe doit respecter les règles suivantes :

• Au moins 8 caractères.
• Au moins une majuscule et une minuscule.
• Au moins un chiffre.
• Interdiction de réutiliser l'un de vos 5 derniers mots de passe.

💡 Astuce : Une phrase de passe facile à retenir et difficile à deviner — par exemple en combinant plusieurs mots, une majuscule et un chiffre — est plus robuste qu'un mot court compliqué.

2.4 Double authentification (MFA / TOTP)

La MFA (Multi-Factor Authentication, soit « authentification à plusieurs facteurs ») ajoute une seconde preuve d'identité en plus de votre mot de passe. Molina Standl utilise un code temporaire à 6 chiffres, dit TOTP (Time-based One-Time Password, « mot de passe à usage unique basé sur le temps »), généré par une application mobile telle que Google Authenticator ou Authy. Ce code change toutes les 30 secondes.

Activer la MFA — principe

• Vous scannez un QR code affiché par Molina avec votre application d'authentification.
• Vous confirmez en saisissant le code à 6 chiffres généré.
• Molina vous remet des codes de secours à usage unique à conserver précieusement.

⚠️ Les codes de secours servent si vous perdez votre téléphone. Imprimez-les ou notez-les dans un endroit sûr. Chaque code ne fonctionne qu'une seule fois.

2.5 MFA obligatoire pour certains rôles (enforcement G10)

En raison de leur niveau de responsabilité, deux rôles sont soumis à une MFA obligatoire : le super-administrateur et le comptable d'entreprise. Ces utilisateurs sont forcés d'activer la double authentification avant tout accès aux fonctions de l'application. Tant que la MFA n'est pas configurée, ils sont redirigés vers l'écran d'activation.

💡 Astuce : Si vous êtes super-administrateur ou comptable, installez votre application d'authentification (Google Authenticator ou Authy) avant votre première connexion : l'activation sera immédiate.

2.6 Déconnexion sécurisée

Déconnectez-vous toujours après votre session, surtout sur un appareil partagé.

1. Cliquez sur votre nom en haut à droite de l'écran.
2. Sélectionnez « Se déconnecter ».
3. Vérifiez que vous êtes bien revenu sur l'écran de connexion.

⚠️ Fermer simplement l'onglet du navigateur ne suffit pas toujours : utilisez le bouton « Se déconnecter » pour mettre fin à votre session.

Chapitre 3 — Premiers pas

Vous êtes connecté et sécurisé : il est temps de découvrir votre espace de travail. Ce chapitre vous aide à comprendre le tableau de bord, naviguer dans le menu, changer la langue de l'interface, personnaliser l'apparence et renseigner le profil de votre entreprise.

3.1 Votre première connexion

Lors de votre première connexion, prenez quelques minutes pour vous orienter. L'écran se compose de trois zones principales : l'en-tête (en haut), le menu latéral (à gauche) et la zone de contenu (au centre).

💡 Astuce : Si votre rôle l'exige, l'activation de la MFA (chapitre 2) précède l'accès au tableau de bord.

3.2 Découvrir le tableau de bord

Le tableau de bord est votre page d'accueil. Il affiche un résumé adapté à votre rôle : soldes de portefeuilles, transactions récentes, cartes actives et indicateurs clés.

• Les cartes d'indicateurs résument vos chiffres importants (soldes, dépenses du mois en FCFA, nombre de transactions).
• La liste des transactions récentes montre les derniers pleins enregistrés.
• Les graphiques (selon votre rôle) visualisent l'évolution des dépenses.

3.3 Naviguer dans le menu latéral

Le menu latéral, à gauche, regroupe toutes les fonctions auxquelles vous avez droit. Cliquez sur une entrée pour ouvrir la page correspondante (Cartes, Transactions, Portefeuilles, Rapports, etc.). Les entrées affichées dépendent de votre rôle (RBAC).

💡 Astuce : Sur un petit écran ou un téléphone, le menu se replie derrière une icône « hamburger » (☰). Touchez-la pour l'ouvrir ou le fermer.

3.4 Changer la langue de l'interface (FR / EN / العربية)

Molina Standl est disponible en trois langues : français (FR), anglais (EN) et arabe (العربية). Lorsque vous choisissez l'arabe, l'interface bascule automatiquement en affichage RTL (Right-To-Left, « de droite à gauche ») : le menu passe à droite et les textes se lisent de droite à gauche.

1. Repérez le sélecteur de langue dans l'en-tête (mention « FR / EN / ع »).
2. Cliquez dessus pour dérouler les trois langues disponibles.
3. Sélectionnez la langue souhaitée.
4. L'interface se met à jour immédiatement, y compris la mise en page RTL pour l'arabe.

💡 Astuce : Votre choix de langue est conservé pour vos prochaines connexions. Vous pouvez en changer à tout moment.

3.5 Personnaliser l'apparence (thème et densité)

Vous pouvez adapter l'affichage à votre confort :

• Le thème : choisissez un thème clair ou sombre selon votre environnement de travail.
• La densité : un affichage plus compact montre davantage d'informations à l'écran ; un affichage aéré privilégie le confort de lecture.

💡 Astuce : Le thème sombre réduit la fatigue visuelle en faible luminosité et préserve l'autonomie de certains écrans.

3.6 Paramétrer le profil d'entreprise

Les administrateurs d'entreprise peuvent renseigner les informations de leur organisation (raison sociale, coordonnées, logo). Ces données apparaissent notamment sur les rapports et les documents PDF générés par la plateforme.

1. Ouvrez la section « Paramètres » puis « Entreprise » dans le menu latéral.
2. Renseignez la raison sociale, l'adresse et les coordonnées.
3. Ajoutez éventuellement un logo.
4. Cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

⚠️ Seuls les administrateurs d'entreprise peuvent modifier le profil d'entreprise. Si l'option n'apparaît pas, votre rôle ne le permet pas.

Chapitre 4 — Gestion des cartes carburant

Ce chapitre couvre l'intégralité du cycle de vie d'une carte carburant prépayée Molina Standl : création, consultation, ajustement des plafonds, rechargement, blocage, opérations en masse, édition du relevé PDF (Portable Document Format, format de document imprimable) et du code QR (Quick Response, code-barres à deux dimensions). La carte est l'instrument central de la solution : elle est rattachée à un titulaire et adossée à un portefeuille entreprise dont elle consomme le solde lors des achats en station.

4.1 — Liste des cartes

Pour accéder à la liste, ouvrez le menu latéral puis cliquez sur Cartes dans la section Gestion cartes. La page affiche l'ensemble des cartes de votre entreprise, paginées, avec un compteur en haut (par exemple « 10 cartes au total »).

Le tableau présente les colonnes suivantes :

• Numéro de carte : identifiant unique au format MOL-DEX-25-XXXXX (exemple : MOL-DEX-25-X2632).
• Type : catégorie de la carte (Régulier, Premium ou AB selon le paramétrage de l'entreprise).
• Titulaire : personne ou véhicule rattaché à la carte.
• Solde (XOF) : solde disponible exprimé en francs CFA (FCFA), par exemple 250 000 FCFA.
• Statut : Brouillon, En attente, Actif ou Bloqué.
• Date : date de création de la carte.
• Actions : Voir (détail), Relevé (téléchargement PDF) et Bloquer.

Le champ Rechercher par numéro… filtre la liste en temps réel. Les listes déroulantes Tous les statuts et Tous les types restreignent l'affichage. Le bouton vert + Nouvelle carte, en haut à droite, lance la création.

💡 Cliquez sur l'en-tête d'une colonne (par exemple Date) pour trier la liste de façon croissante ou décroissante.

4.2 — Créer une carte

Cliquez sur + Nouvelle carte. Renseignez les champs du formulaire, puis enregistrez.

1. Sélectionnez le titulaire (chauffeur ou véhicule) dans la liste déroulante.
2. Choisissez le type de carte (Régulier, Premium ou AB).
3. Saisissez le solde initial en FCFA (laissez à 0 pour une carte sans approvisionnement immédiat).
4. Définissez, si besoin, les plafonds journalier et mensuel (voir section 4.4).
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Le numéro de carte est généré automatiquement au format MOL-DEX-25-XXXXX. La carte est créée à l'état Brouillon puis passe à Actif après validation.

⚠️ Le solde initial saisi à la création ne débite pas automatiquement le portefeuille entreprise. Pour approvisionner réellement la carte, utilisez la fonction de rechargement (section 4.5).

4.3 — Consulter le détail d'une carte

Cliquez sur l'action Voir en regard d'une carte. La fiche de détail affiche le numéro, le titulaire, le type, le solde courant, les plafonds en vigueur, le statut et l'historique des dernières transactions rattachées à cette carte. Depuis cette fiche, vous accédez directement aux actions de modification, de rechargement, de blocage, de relevé et de code QR.

4.4 — Modifier les plafonds (journalier et mensuel)

Les plafonds limitent la dépense autorisée par la carte. Pour les ajuster, ouvrez le détail de la carte puis cliquez sur Modifier.

1. Saisissez le plafond journalier en FCFA (montant maximal dépensable par jour).
2. Saisissez le plafond mensuel en FCFA (montant maximal dépensable sur le mois calendaire).
3. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

💡 Un plafond journalier laissé vide signifie « aucune limite journalière ». Pour une flotte d'ONG (Organisation Non Gouvernementale), définissez systématiquement un plafond afin de maîtriser la consommation par chauffeur.

⚠️ Une transaction en station est refusée si elle dépasse le plafond journalier ou mensuel restant. Vérifiez les plafonds avant un long trajet.

4.5 — Recharger une carte

Le rechargement crédite le solde de la carte. Trois méthodes sont disponibles.

1. Ouvrez le détail de la carte puis cliquez sur Recharger.
2. Choisissez la méthode de rechargement :
   • Portefeuille entreprise : débite immédiatement le portefeuille de l'entreprise et crédite la carte. Solde mis à jour en temps réel.
   • Virement bancaire : enregistre une recharge en attente, créditée après confirmation de réception du virement.
   • Espèces : recharge encaissée au comptoir, à saisir avec la référence du reçu.
3. Saisissez le montant en FCFA (exemple : 50 000 FCFA).
4. Cliquez sur Confirmer le rechargement.

⚠️ Le rechargement par Portefeuille entreprise échoue si le solde du portefeuille est insuffisant. Approvisionnez d'abord le portefeuille (chapitre dédié) avant de recharger la carte.

4.6 — Bloquer et débloquer une carte

Le blocage suspend immédiatement l'usage de la carte en station, sans supprimer son solde ni son historique.

1. Depuis la liste ou le détail, cliquez sur Bloquer.
2. Confirmez l'opération dans la fenêtre de confirmation.
3. Le statut passe à Bloqué ; toute transaction est désormais refusée.
4. Pour réactiver, cliquez sur Débloquer ; le statut revient à Actif.

💡 Bloquez sans attendre une carte perdue ou volée : le solde reste protégé et récupérable après déblocage ou transfert.

4.7 — Opérations en masse (sélection multiple)

Cochez la case en tête de plusieurs lignes (ou la case d'en-tête pour tout sélectionner). Une barre d'actions groupées apparaît, permettant de bloquer, débloquer ou exporter plusieurs cartes en une seule opération.

⚠️ Les actions de masse s'appliquent uniquement aux cartes sélectionnées et visibles. Vérifiez votre sélection avant de confirmer une opération de blocage groupé.

4.8 — Télécharger le relevé PDF d'une carte

Cliquez sur l'action Relevé en regard d'une carte. Un document PDF est généré, reprenant l'identité de la carte, son solde, ses plafonds et l'historique de ses transactions. Le fichier est téléchargé immédiatement.

4.9 — Export PDF groupé de plusieurs cartes

Sélectionnez plusieurs cartes (section 4.7), puis choisissez Exporter en PDF dans la barre d'actions groupées. Un document PDF unique regroupe les relevés des cartes sélectionnées, utile pour transmettre un dossier consolidé à un comptable ou à un bailleur.

💡 L'export PDF groupé est accessible au rôle company-accountant (comptable), qui dispose d'un accès en lecture et aux exports.

4.10 — Code QR de la carte

Chaque carte possède un code QR. Depuis le détail de la carte, cliquez sur Code QR pour l'afficher ou le télécharger. Ce code, scanné par le pompiste en station, identifie la carte lors d'un achat de carburant.

4.11 — Parcours guidés

Chapitre 5 — Suivi des transactions

Ce chapitre détaille le suivi des transactions carburant : consultation de la liste, filtrage avancé (statut, type de carburant, plage de dates, projet/budget ONG), lecture du détail d'une opération, édition du reçu PDF (Portable Document Format), export Excel (tableur Microsoft) et annulation d'une transaction. Une transaction représente un achat de carburant réalisé en station avec une carte Molina Standl.

5.1 — Liste des transactions

Dans le menu latéral, section Gestion cartes, cliquez sur Transactions. La page « Transactions Carburant » affiche l'ensemble des opérations de votre entreprise, paginées, avec le compteur de résultats en bas (par exemple « 1 à 20 sur 738 résultats »).

Le tableau présente les colonnes suivantes :

• Référence : identifiant unique au format TXN-DEX-25-XXXX (exemple : TXN-DEX-25-2842).
• Station : station-service où l'achat a été réalisé (exemple : Total Energies ACI 2000, Shell Koulikoro).
• Montant : montant de l'opération en FCFA (exemple : 58 000 FCFA).
• Litres : volume de carburant délivré (exemple : 127,7 L).
• Statut : Approuvée, En attente, Rejetée ou Annulée.
• Date : date et heure de la transaction.
• Action : Voir (détail) et, pour les opérations éligibles, Annuler.

💡 Cliquez sur l'en-tête Date ou Montant pour trier la liste. La case d'en-tête sélectionne toutes les transactions visibles en vue d'une action groupée.

5.2 — Filtrer les transactions

Une barre de filtres au-dessus du tableau affine l'affichage. Combinez librement les filtres suivants :

• Tous statuts : Approuvée, En attente, Rejetée ou Annulée.
• Tous carburants : type de carburant (Essence, Gasoil, etc.).
• Tous projets : projet ou budget ONG (Organisation Non Gouvernementale) rattaché à l'opération, pour la traçabilité des financements.
• Plage de dates : deux champs de date (début et fin) délimitant la période.

La case Montant projeté active l'affichage du montant prévisionnel, utile pour les transactions en attente.

💡 Pour un rapport mensuel d'un bailleur, combinez le filtre Tous projets (projet ciblé) et la plage de dates du mois concerné avant d'exporter.

5.3 — Détail d'une transaction

Cliquez sur l'action Voir en regard d'une transaction. La fiche affiche la référence, la carte utilisée, le titulaire, la station, le pompiste, le type et le volume de carburant, le montant en FCFA, le statut, l'horodatage et, le cas échéant, le projet/budget rattaché ainsi que le motif d'un éventuel rejet ou annulation.

5.4 — Reçu PDF d'une transaction

Depuis le détail d'une transaction approuvée, cliquez sur Reçu. Un document PDF est généré, reprenant la référence, la date, la station, le volume, le montant et l'identité de la carte. Le fichier est téléchargé immédiatement et peut servir de justificatif comptable.

5.5 — Export Excel

Le bouton Exporter en Excel génère un classeur tableur reprenant les transactions filtrées affichées. L'export respecte les filtres actifs (statut, carburant, projet, dates) : seules les lignes correspondantes sont incluses.

⚠️ L'export Excel est limité à 10 exports par minute pour préserver les performances. Au-delà, patientez quelques secondes avant de relancer un export.

5.6 — Annuler une transaction

L'annulation neutralise une transaction et recrédite, le cas échéant, la carte concernée. Elle n'est possible que pour les opérations éligibles (selon le statut et les droits du rôle).

1. Repérez la transaction dans la liste et cliquez sur Annuler (ou ouvrez le détail puis Annuler).
2. Saisissez le motif d'annulation.
3. Confirmez l'opération.
4. Le statut passe à Annulée ; le solde de la carte est ajusté si nécessaire.

⚠️ L'annulation est tracée dans le journal d'audit. Renseignez toujours un motif clair : il est consultable lors d'un contrôle.

5.7 — Parcours guidés

Chapitre 6 — Gestion de la flotte

Le module Flotte regroupe deux registres complémentaires : les véhicules de votre entreprise (camions, pick-up, génératrices) et les conducteurs autorisés à prendre du carburant. Tenir ces registres à jour permet de relier chaque transaction en station à un véhicule et à un conducteur précis, ce qui facilite le suivi des consommations et le contrôle comptable.

6.1 Les véhicules

Un véhicule est identifié par son immatriculation, sa marque, son modèle et son type de carburant (essence, gasoil). La liste affiche tous les véhicules de votre entreprise.

6.1.1 Consulter la liste des véhicules

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Flotte, puis sur Véhicules.
2. La liste affiche une ligne par véhicule : immatriculation, marque, modèle et carburant.
3. Utilisez le champ de recherche en haut de la liste pour filtrer par immatriculation ou par marque.

💡 Cliquez sur l'immatriculation d'une ligne pour ouvrir la fiche détaillée du véhicule et consulter son historique de transactions.

6.1.2 Créer un véhicule

1. Sur la page Véhicules, cliquez sur le bouton Ajouter un véhicule.
2. Saisissez l'immatriculation (par exemple BA-2345-MD).
3. Renseignez la marque (par exemple Toyota) et le modèle (par exemple Hilux).
4. Sélectionnez le type de carburant : essence ou gasoil.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

⚠️ L'immatriculation doit être unique au sein de votre entreprise. Si elle existe déjà, le formulaire affiche un message d'erreur et l'enregistrement est bloqué.

6.1.3 Création rapide depuis un autre écran

La fonction de création rapide (« QuickCreate » dans l'interface) permet d'ajouter un véhicule sans quitter l'écran en cours, par exemple lorsque vous créez une transaction et que le véhicule n'existe pas encore dans le registre.

1. Dans le menu déroulant Véhicule d'un formulaire, cliquez sur le lien + Créer un véhicule.
2. Une petite fenêtre intégrée (modale) s'ouvre par-dessus l'écran courant.
3. Saisissez l'immatriculation, la marque, le modèle et le carburant.
4. Cliquez sur Enregistrer : le nouveau véhicule est immédiatement sélectionné dans le menu déroulant.

💡 La création rapide évite les allers-retours entre écrans. Le véhicule créé apparaît aussitôt dans la liste complète de la flotte.

6.1.4 Modifier un véhicule

1. Ouvrez la fiche du véhicule depuis la liste.
2. Cliquez sur Modifier.
3. Corrigez les champs concernés (par exemple le modèle ou le carburant).
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

6.2 Les conducteurs

Un conducteur est une personne autorisée à utiliser les cartes carburant. Sa fiche contient son nom, ses coordonnées et son numéro de permis de conduire. Un conducteur peut être lié à un véhicule pour formaliser l'affectation.

6.2.1 Consulter la liste des conducteurs

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Flotte, puis sur Conducteurs.
2. La liste affiche le nom de chaque conducteur, son numéro de permis et le véhicule auquel il est lié.

6.2.2 Créer un conducteur

1. Sur la page Conducteurs, cliquez sur Ajouter un conducteur.
2. Saisissez le nom complet du conducteur (par exemple Moussa Traoré).
3. Renseignez le numéro de permis de conduire.
4. Indiquez, si disponible, le téléphone du conducteur.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

⚠️ Le numéro de permis sert d'identifiant officiel du conducteur. Saisissez-le exactement tel qu'il figure sur le document.

6.2.3 Lier un conducteur à un véhicule

1. Ouvrez la fiche du conducteur depuis la liste.
2. Cliquez sur Modifier.
3. Dans le menu déroulant Véhicule, sélectionnez le véhicule à affecter.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

💡 Si le véhicule recherché n'existe pas encore, utilisez la création rapide (« + Créer un véhicule ») directement depuis le menu déroulant.

Chapitre 7 — Notes de frais

Le module Notes de frais permet aux collaborateurs de déclarer des dépenses professionnelles (péages, entretien, petites fournitures) en y joignant un justificatif. Chaque note suit un circuit d'approbation : un superviseur l'approuve ou la rejette avec un motif. Les notes supprimées ne sont pas effacées définitivement : elles font l'objet d'une suppression réversible, conformément à l'obligation OHADA (Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires) de conservation des pièces pendant dix ans.

7.1 La liste des notes de frais

La liste présente l'ensemble des notes de frais avec leur date, leur montant en FCFA, leur catégorie et leur statut (en attente, approuvée, rejetée).

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Notes de frais.
2. La liste affiche une ligne par note : date, montant, catégorie et statut.
3. Utilisez les filtres de statut pour n'afficher que les notes en attente, approuvées ou rejetées.

💡 Le statut « en attente » signale les notes qui réclament une décision du superviseur.

7.2 Créer une note de frais et joindre un justificatif

1. Sur la page Notes de frais, cliquez sur Nouvelle note de frais.
2. Sélectionnez la catégorie de dépense (carburant, péage, entretien, divers).
3. Saisissez le montant en FCFA (par exemple 15 000 FCFA).
4. Indiquez la date de la dépense et une courte description.
5. Cliquez sur Joindre un justificatif et sélectionnez la photo ou le PDF du reçu.
6. Cliquez sur Enregistrer les modifications : la note est créée avec le statut en attente.

⚠️ Joignez toujours un justificatif lisible. Une note sans pièce probante risque d'être rejetée par le superviseur.

7.3 Le workflow d'approbation

Une fois soumise, la note de frais attend la décision d'un superviseur. Celui-ci peut l'approuver ou la rejeter en indiquant un motif.

7.3.1 Approuver ou rejeter (côté superviseur)

1. Ouvrez la liste des notes de frais et filtrez sur le statut en attente.
2. Cliquez sur la note à traiter pour ouvrir son détail (montant, catégorie, justificatif).
3. Pour valider, cliquez sur Approuver : le statut passe à approuvée.
4. Pour refuser, cliquez sur Rejeter, saisissez le motif du rejet, puis confirmez : le statut passe à rejetée.

💡 Le motif de rejet est communiqué au demandeur ; rédigez-le clairement pour qu'il puisse corriger et soumettre à nouveau.

7.4 Suppression réversible et restauration (OHADA)

La suppression d'une note de frais est réversible : on parle de « suppression réversible » (ou soft-delete). La note n'est pas effacée de la base ; elle est masquée des listes courantes mais reste conservée, conformément à l'obligation OHADA de conservation des pièces comptables pendant dix ans. Après suppression, un bandeau « Annuler » permet de restaurer immédiatement l'élément.

1. Ouvrez la note de frais à retirer puis cliquez sur Supprimer.
2. La note disparaît de la liste courante et un bandeau de confirmation s'affiche avec un lien « Annuler ».
3. Pour restaurer la note, cliquez sur « Annuler » dans le bandeau : la note réapparaît avec son statut d'origine.

⚠️ Une note « supprimée » reste archivée pour des raisons légales (OHADA, dix ans). La suppression ne libère donc pas définitivement la donnée ; elle la retire seulement des écrans de travail.

Chapitre 8 — Programme de fidélité UV (Unités de Valeur)

Le programme de fidélité récompense vos transactions par des UV (Unités de Valeur). Ce sont des points de fidélité gagnés à chaque prise de carburant en station. Les UV s'accumulent sur un compte dédié, peuvent être transférées à un collègue ou à un partenaire, et expirent au bout d'une durée définie si elles ne sont pas utilisées.

8.1 Comprendre les UV

Les UV fonctionnent comme des points : un volume de carburant acheté génère un certain nombre d'UV. Plus votre entreprise consomme via les cartes Molina, plus elle cumule d'UV, qu'elle peut ensuite valoriser auprès des partenaires du programme.

💡 Les UV sont distinctes du solde du portefeuille : le portefeuille sert à payer le carburant, les UV sont une récompense de fidélité.

8.2 Le tableau de bord fidélité

Le tableau de bord fidélité affiche le solde d'UV de l'entreprise, l'historique des UV gagnées et dépensées, ainsi que les dates d'expiration à venir.

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Fidélité (ou UV).
2. Consultez le solde d'UV en haut du tableau de bord.
3. Parcourez l'historique des gains et des dépenses d'UV.
4. Repérez les UV proches de l'expiration signalées par un indicateur.

8.3 Les partenaires

Les partenaires sont des enseignes auprès desquelles les UV peuvent être valorisées (remises, services). La liste des partenaires précise les conditions d'utilisation des UV.

1. Depuis le menu Fidélité, ouvrez l'onglet Partenaires.
2. Consultez chaque partenaire et les avantages associés aux UV.

8.4 Transférer des UV

Vous pouvez transférer des UV vers un collègue de votre entreprise ou vers un partenaire. Le transfert débite votre solde d'UV et crédite le bénéficiaire.

1. Depuis le tableau de bord fidélité, cliquez sur Transférer des UV.
2. Sélectionnez le bénéficiaire (collègue ou partenaire).
3. Saisissez le nombre d'UV à transférer.
4. Vérifiez le récapitulatif, puis cliquez sur Confirmer le transfert.

⚠️ Un transfert d'UV est définitif. Vérifiez le bénéficiaire et le montant avant de confirmer.

8.5 L'expiration des UV

Les UV ont une durée de validité limitée. Passé le délai, les UV non utilisées expirent et sont retirées du solde. Le tableau de bord signale les UV bientôt expirées pour vous inciter à les utiliser ou à les transférer à temps.

💡 Surveillez régulièrement les dates d'expiration ; transférer ou dépenser vos UV avant l'échéance évite de les perdre.

Chapitre 9 — Portefeuille (Wallet)

Le portefeuille (« Wallet ») est le compte central de votre entreprise. Il contient le solde en FCFA qui alimente ensuite les cartes carburant. Recharger le portefeuille augmente la réserve disponible ; chaque carte puise dans cette réserve lors des transactions en station.

9.1 Consulter le solde du portefeuille

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Portefeuille.
2. Le solde courant de l'entreprise s'affiche en FCFA en haut de l'écran.

💡 Le solde du portefeuille représente la réserve totale disponible pour l'ensemble des cartes de l'entreprise.

9.2 Consulter l'historique des mouvements

1. Sur l'écran Portefeuille, faites défiler jusqu'à la section Historique des mouvements.
2. Chaque ligne indique la date, le type de mouvement (recharge ou débit) et le montant en FCFA.

💡 L'historique permet de rapprocher les recharges et les consommations des cartes pour le suivi comptable.

9.3 Recharger le portefeuille

Recharger le portefeuille augmente le solde de l'entreprise. Ce solde sert ensuite à alimenter les cartes carburant.

1. Sur l'écran Portefeuille, cliquez sur Recharger.
2. Saisissez le montant de la recharge en FCFA (par exemple 500 000 FCFA).
3. Sélectionnez le moyen de paiement proposé.
4. Vérifiez le récapitulatif, puis cliquez sur Confirmer la recharge.
5. Le solde du portefeuille est mis à jour et la recharge apparaît dans l'historique.

⚠️ Vérifiez le montant avant de confirmer : une recharge enregistrée modifie immédiatement le solde de l'entreprise.

Chapitre 10 — Rapports et exports

Ce chapitre explique comment produire des rapports d'activité, des états comptables et des fichiers exportables (PDF, Excel, CSV) à partir des données de votre entreprise. Les rapports servent à la fois au pilotage interne (consommation, commissions) et aux obligations légales de tenue de comptes selon le référentiel OHADA (Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires), qui impose la conservation des pièces comptables pendant 10 ans.

10.1 Le générateur de rapports

Le générateur de rapports centralise toutes les analyses disponibles. Vous y choisissez un type de rapport, une période, puis le format de sortie. Le système ne calcule que sur les données auxquelles votre rôle vous donne accès : un superviseur d'entreprise ne voit que sa propre entreprise (isolation des données, dite « multi-tenant »).

10.2 Les rapports prédéfinis

Quatre familles de rapports sont disponibles immédiatement, sans configuration :

• Consommation : litres et montants en FCFA par carte, par véhicule ou par chauffeur sur la période.
• Transactions : journal détaillé des opérations en station (date, montant, station, carburant).
• SYSCOHADA : état comptable normalisé (voir 10.3).
• Commissions : montants reversés et commissions retenues (voir 10.4).

10.3 Le rapport SYSCOHADA (comptabilité)

Le SYSCOHADA (Système Comptable OHADA) est le plan comptable commun aux pays de la zone BCEAO (Banque Centrale des États de l'Afrique de l'Ouest). Le rapport SYSCOHADA présente vos opérations sous forme d'écritures comptables (numéros de compte, libellés, débit, crédit) directement réutilisables par votre comptable. Les montants sont exprimés en FCFA, sans décimale, conformément à l'usage de la zone.

💡 Exportez le rapport SYSCOHADA au format Excel : votre cabinet comptable pourra l'importer dans son logiciel sans ressaisie.

10.4 Le rapport de commissions

Le rapport de commissions détaille, pour chaque station partenaire et chaque période, le chiffre d'affaires généré, la commission retenue par Molina et le montant net reversé. Il sert de base au rapprochement entre votre relevé et les versements reçus.

10.5 Exports PDF et Excel

Chaque rapport peut être exporté en deux formats :

• PDF : document figé, prêt à imprimer ou à archiver, avec en-tête et totaux. Idéal pour transmettre à un tiers.
• Excel : tableau modifiable, idéal pour retraiter ou consolider plusieurs périodes.

10.6 Sécurité des exports (anti-injection de formule)

Lorsqu'un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) ou Excel est généré, Molina neutralise automatiquement toute cellule dont le contenu commence par les caractères =, +, - ou @. Ces caractères pourraient sinon être interprétés par le tableur comme une formule exécutable : c'est la technique dite d'« injection de formule ». La neutralisation préfixe la valeur d'une apostrophe, ce qui force le tableur à l'afficher comme du texte, sans jamais l'exécuter.

⚠️ N'ouvrez jamais un export reçu d'un tiers non identifié sans vérifier sa provenance. Les exports produits par Molina sont assainis ; ceux modifiés ensuite par un tiers ne le sont plus.

Chapitre 11 — Paramètres

Ce chapitre regroupe la configuration de votre compte, de votre entreprise et de vos collaborateurs. Il couvre également deux droits protégés par la loi malienne sur les données personnelles (APDP — Autorité de Protection des Données à caractère Personnel, loi n°2013-015) : la délégation temporaire de droits et la suppression de votre compte (droit à l'oubli).

11.1 Profil personnel

Le profil personnel rassemble vos informations individuelles : nom, langue d'affichage, mot de passe et double authentification (2FA). Vous pouvez les modifier à tout moment.

11.2 Profil d'entreprise (RCCM, NIF, webhook)

Le profil d'entreprise contient les informations légales et techniques de votre société :

• RCCM : Registre du Commerce et du Crédit Mobilier — votre numéro d'immatriculation au registre.
• NIF : Numéro d'Identification Fiscale — votre identifiant auprès de l'administration des impôts.
• Webhook : adresse internet (URL) à laquelle Molina envoie automatiquement une notification à chaque événement (par exemple une transaction), pour alimenter votre propre système informatique.

⚠️ Le RCCM et le NIF figurent sur vos rapports comptables : saisissez-les sans erreur.

11.3 Utilisateurs et invitation

Vous gérez ici les collaborateurs ayant accès à l'espace de votre entreprise. Pour ajouter une personne, vous lui envoyez un lien d'invitation et vous choisissez son rôle (par exemple comptable ou superviseur). La personne reçoit un courriel, clique sur le lien et définit son propre mot de passe.

11.4 Facturation (plan)

La section Facturation affiche le plan tarifaire de votre entreprise, son statut et l'historique des montants en FCFA. Selon votre formule, certaines limites (nombre de cartes, de stations) y sont rappelées.

11.5 Délégations (séparation des tâches « SoD »)

Une délégation permet de confier temporairement vos droits à un collègue, par exemple pendant un congé. Vous fixez une date de début et de fin ; à l'échéance, les droits reviennent automatiquement.

Molina applique la règle de séparation des tâches (« SoD », pour Segregation of Duties) : une même personne ne peut pas à la fois créer une opération sensible et l'approuver. Une délégation ne peut donc pas contourner cette règle — si elle créait un conflit, elle est refusée.

11.6 Suppression de votre compte (droit à l'oubli APDP)

Conformément à la loi APDP, vous pouvez demander la suppression de votre compte personnel. La demande est tracée et, après confirmation, vos données personnelles sont effacées ou anonymisées. Les écritures comptables strictement nécessaires sont conservées de manière anonymisée pour respecter l'obligation OHADA de conservation sur 10 ans : la loi sur les données et la loi comptable cohabitent ainsi.

⚠️ La suppression est définitive. Si vous êtes le dernier administrateur de l'entreprise, transférez d'abord ce rôle à un collègue.

Chapitre 12 — Interface station-service

Ce chapitre s'adresse aux personnes qui travaillent en station-service. Deux rôles y coexistent : le gérant (station-owner), qui supervise la station, et le pompiste (station-attendant), qui sert les clients et enregistre les transactions. Le pompiste a accès au scanner et au journal du jour ; certaines actions sensibles, comme le déverrouillage d'une carte, sont réservées au gérant.

12.1 Les rôles en station

• Gérant (station-owner) : gère les pompistes, consulte tous les rapports de la station, déverrouille les cartes bloquées.
• Pompiste (station-attendant) : scanne les cartes, encaisse les pleins, consulte les transactions du jour.

12.2 Scanner une carte

Le scanner est l'écran central du pompiste. Le déroulé d'une opération est le suivant :

1. Scanner le numéro ou le QR (code à barres bidimensionnel) de la carte.
2. Le système vérifie automatiquement le solde du portefeuille rattaché.
3. Le pompiste saisit le montant en FCFA, le nombre de litres et le type de carburant.
4. L'opération est confirmée par un code OTP (One-Time Password, mot de passe à usage unique) communiqué par le client, garantissant son accord.

⚠️ Si le solde est insuffisant ou la carte bloquée, la transaction est refusée : ne servez pas le carburant.

💡 Le code OTP change à chaque opération : il prouve l'accord du porteur de la carte.

12.3 Transactions du jour

Cet écran liste les opérations enregistrées par la station depuis le matin : heure, carte, montant, litres et carburant. Il sert au pointage de caisse en fin de journée.

12.4 Déverrouiller une carte (gérant uniquement)

Une carte peut se bloquer (trop de tentatives, blocage volontaire). Seul le gérant peut la déverrouiller depuis son interface. Cette restriction protège contre les déblocages abusifs par un pompiste.

Chapitre 13 — Administration (super-administrateur uniquement)

Ce chapitre décrit les fonctions réservées au super-administrateur de la plateforme Molina. Ces écrans pilotent l'ensemble des entreprises, des stations et de la sécurité globale. Ils ne sont pas accessibles aux utilisateurs des entreprises clientes ; les illustrations sont donc des descriptions (interface non capturable hors environnement d'administration).

13.1 Entreprises (création, suspension)

Le super-administrateur crée les comptes des entreprises clientes et peut les suspendre (par exemple en cas d'impayé). Une entreprise suspendue ne peut plus réaliser de transactions, mais ses données sont conservées.

13.2 Stations

Le super-administrateur gère le référentiel des stations-service partenaires : création, activation, paramétrage des commissions.

13.3 Alertes de fraude

La plateforme surveille les comportements anormaux (transactions répétées, montants atypiques) et génère des alertes de fraude. Le super-administrateur les examine et décide des suites (blocage de carte, contact de l'entreprise).

13.4 Journal d'audit (et export)

Le journal d'audit enregistre chaque action sensible réalisée sur la plateforme (qui, quoi, quand). Il est consultable et exportable pour répondre à un contrôle ou à une demande de l'autorité. Le journal est en lecture seule : il ne peut être ni modifié ni effacé, ce qui garantit sa valeur de preuve.

💡 L'export du journal d'audit accompagne utilement toute déclaration auprès de l'APDP.

13.5 Données archivées (registre OHADA, restauration)

Les données supprimées par les utilisateurs ne disparaissent pas immédiatement : elles sont archivées pour respecter l'obligation OHADA de conservation des écritures comptables pendant 10 ans. Le super-administrateur peut consulter ce registre et, si nécessaire, restaurer un enregistrement archivé (suppression accidentelle, besoin d'audit).

⚠️ La restauration est une opération sensible : elle est tracée dans le journal d'audit.

13.6 Moteur de workflow (transitions d'état, SoD, timeline)

Le moteur de workflow orchestre les processus d'approbation (par exemple la validation d'une opération). Le super-administrateur suit les transitions d'état (de « Brouillon » à « Soumis » puis « Validé »), vérifie le respect de la séparation des tâches (« SoD » : le créateur d'une opération ne peut pas l'approuver) et consulte la timeline (chronologie horodatée) de chaque dossier.

13.7 Registre des violations de données (APDP) — déclaration sous 72 heures

La loi malienne sur les données personnelles (APDP) impose de déclarer toute violation de données (fuite, accès non autorisé) à l'autorité dans un délai de 72 heures. Le super-administrateur dispose d'un registre dédié pour consigner chaque incident : date de découverte, nature, données concernées, mesures prises et date de déclaration. Le registre matérialise la traçabilité exigée par l'autorité.

⚠️ Le compte à rebours des 72 heures démarre à la découverte de l'incident, pas à sa survenue : consignez sans délai.

Chapitre 14 — Dépannage

Ce chapitre regroupe les incidents les plus fréquents rencontrés dans Molina Standl et la marche à suivre pour les résoudre. Localiser le symptôme dans la première colonne, vérifier la cause probable, puis appliquer la solution. En cas d'échec persistant, contacter le support (voir Chapitre 15 — FAQ, thème Support).

14.1 — Tableau de résolution des incidents

Si le problème ne figure pas dans ce tableau ou persiste après la solution indiquée, rassembler les informations utiles (heure, message d'erreur exact, action tentée, capture d'écran) et contacter le support : WhatsApp +223 66 55 51 28 ou e-mail info@molinamali.com.

Chapitre 15 — Questions fréquentes (FAQ)

Cette foire aux questions regroupe les interrogations les plus courantes par thème. Chercher d'abord ici avant de contacter le support.

15.1 — Compte & sécurité

15.2 — Cartes

15.3 — Transactions

15.4 — Facturation

15.5 — Données personnelles (APDP)

15.6 — Support

Chapitre 16 — Glossaire

Définitions simples des termes employés dans Molina Standl. Les acronymes sont développés.

Carte prépayée

Carte carburant chargée à l'avance, rattachée à un portefeuille, utilisée pour payer en station dans la limite de son solde et de son plafond.

Solde

Montant réellement disponible, en FCFA, dans le portefeuille rattaché à une carte.

Plafond

Limite maximale autorisée pour une carte (par transaction ou par période), indépendante du solde disponible.

UV (Unité de Valeur)

Unité de compte interne représentant une valeur monétaire chargée sur une carte ou un portefeuille, exprimée en FCFA.

Transaction

Opération de paiement ou de mouvement enregistrée dans le système, possédant un identifiant unique et un horodatage.

Station-service

Point de vente partenaire où les cartes sont scannées pour payer le carburant.

Pompiste

Agent de la station qui scanne la carte et valide la transaction au moment du ravitaillement.

Portefeuille (Wallet)

Réserve d'argent électronique, en FCFA, qui alimente une ou plusieurs cartes ; il se recharge et se suit dans l'application.

Note de frais

Document récapitulant des dépenses (par exemple carburant) à rattacher à un budget ou un projet pour remboursement ou suivi.

RBAC (contrôle d'accès basé sur les rôles)

Système qui accorde des permissions selon le rôle de l'utilisateur (Role-Based Access Control), garantissant que chacun n'accède qu'aux fonctions autorisées.

MFA (double authentification)

Méthode de connexion à deux facteurs (Multi-Factor Authentication) : mot de passe + code temporaire généré sur le téléphone.

TOTP

Code temporaire à usage unique basé sur l'heure (Time-based One-Time Password), affiché par l'application d'authentification et renouvelé toutes les 30 secondes.

Code de secours

Code de connexion à usage unique, fourni lors de l'activation du MFA, à utiliser si le téléphone d'authentification n'est plus disponible.

RCCM

Registre du Commerce et du Crédit Mobilier : numéro d'immatriculation officiel d'une entreprise dans l'espace OHADA.

NIF

Numéro d'Identification Fiscale attribué à une entreprise ou un contribuable pour ses obligations fiscales.

FCFA

Franc CFA, devise officielle du Mali et de l'Union économique et monétaire ouest-africaine ; toutes les sommes de l'application sont exprimées dans cette monnaie.

OHADA

Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires : cadre juridique commun à plusieurs pays africains, dont le Mali.

SYSCOHADA

Système comptable OHADA : plan comptable de référence appliqué pour le reporting financier dans l'application.

APDP

Autorité de Protection des Données Personnelles du Mali, qui encadre le traitement des données personnelles.

Soft-delete (suppression réversible)

Suppression « douce » : l'élément est masqué mais conservé en base, pour respecter la traçabilité et permettre une restauration.

Délégation

Transfert temporaire d'une responsabilité ou d'un droit de validation d'un utilisateur à un autre (par exemple en cas d'absence).

SoD (séparation des tâches)

Principe de sécurité (Separation of Duties) interdisant à une même personne de réaliser et de valider seule une opération sensible.

Webhook

Notification automatique envoyée par le système vers un autre service lorsqu'un événement se produit (par exemple une transaction validée).

PWA

Application Web Progressive (Progressive Web App) : application installable sur l'écran d'accueil du téléphone depuis le navigateur, fonctionnant comme une application native.

OTP

Code à usage unique (One-Time Password) envoyé ou généré pour valider une connexion ou une action sensible.

Projet / Budget ONG

Enveloppe analytique permettant d'affecter des dépenses à un projet ou un financement donné, utile au suivi par bailleur pour les organisations non gouvernementales.

Chapitre 17 — Interface mobile et accès depuis un téléphone

Molina Standl est conçu pour fonctionner aussi bien sur ordinateur que sur téléphone. L'interface s'adapte automatiquement à la taille de l'écran (affichage « responsive »), peut s'installer comme une application sur l'écran d'accueil et reste résiliente en cas de coupure réseau.

17.1 — Accéder à Molina depuis un téléphone (affichage responsive)

17.2 — Installer l'application (PWA) sur l'écran d'accueil

L'installation en tant qu'application web progressive (PWA) place une icône Molina sur l'écran d'accueil, pour un accès direct sans saisir l'adresse à chaque fois.

17.3 — Résilience hors-ligne

En cas de coupure du réseau, un bandeau « Hors-ligne » s'affiche en haut de l'écran. L'application ne se ferme pas : la connexion reprend automatiquement dès le retour du réseau et le bandeau disparaît. Il est recommandé d'attendre la reconnexion avant de valider une transaction.

Chapitre 18 — Guide de post-traitement (captures, PDF, DOCX)

Ce chapitre explique comment finaliser le manuel : remplacer les emplacements réservés aux captures par de vraies images, convertir le document en PDF, et le convertir en Word (DOCX).

18.1 — Remplacer les emplacements de captures

Tout au long du manuel, des emplacements réservés apparaissent sous la forme [CAPTURE : nom — description]. Chacun doit être remplacé par une vraie capture d'écran.

Où les trouver

Rechercher la mention [CAPTURE : dans le document : chaque occurrence indique l'écran à capturer et la description précise du contenu attendu (rubrique, état de l'écran).

Comment réaliser les captures

• Format : PNG (qualité nette, sans compression destructrice).
• Résolution conseillée : 1440 à 1920 pixels de large pour les écrans d'ordinateur ; cadrer la zone utile.
• État nominal : capturer l'écran en fonctionnement normal, sans message d'erreur, avec des données réalistes (idéalement le compte de démonstration), aucune information confidentielle réelle visible.
• Captures mobiles : pour le Chapitre 17, utiliser un téléphone ou le mode « affichage mobile » du navigateur ; cadrer l'écran entier du téléphone.

Comment intégrer une capture

Remplacer le bloc d'emplacement réservé par une balise image pointant vers le fichier PNG, en conservant la légende existante. Exemple de remplacement :

Conserver la balise <figcaption> pour garder la légende sous l'image. Retirer la classe capture-todo une fois l'image en place.

18.2 — Convertir le manuel en PDF (impression du navigateur)

La méthode la plus simple consiste à utiliser l'impression du navigateur. La feuille de style d'impression (@media print) optimise déjà la mise en page.

1. Ouvrir le manuel HTML dans un navigateur récent (Chrome, Edge, Firefox, Safari).
2. Appuyer sur Ctrl + P (Windows/Linux) ou Cmd + P (Mac).
3. Dans la destination, choisir « Enregistrer au format PDF ».
4. Régler les options d'impression selon le tableau ci-dessous.
5. Cliquer sur « Enregistrer » et choisir l'emplacement du fichier PDF.

Vérifier l'aperçu avant d'enregistrer : les chapitres doivent commencer proprement et les tableaux ne pas être coupés au milieu d'une ligne.

18.3 — Convertir le manuel en DOCX (Word)

Deux méthodes sont possibles pour obtenir un document Word.

Méthode A — Conversion automatique avec pandoc

L'outil en ligne de commande pandoc convertit le HTML en Word fidèlement :

Le fichier MANUEL.docx obtenu s'ouvre directement dans Word ou LibreOffice. L'option --reference-doc permet d'appliquer une charte (police, couleurs, en-têtes) définie dans un document modèle.

Méthode B — Copier-coller dans un traitement de texte

Sans pandoc, ouvrir le manuel HTML dans le navigateur, tout sélectionner (Ctrl/Cmd + A), copier (Ctrl/Cmd + C), puis coller dans un document Word ou LibreOffice vierge. Choisir l'option de collage « Conserver la mise en forme source » pour préserver les titres, tableaux et listes. Vérifier ensuite la pagination et réinsérer manuellement les images si nécessaire.

Recommandations finales

• Réaliser d'abord le remplacement des captures (section 18.1), puis la conversion : les images seront ainsi incluses dans le PDF et le DOCX.
• Relire l'aperçu (PDF) ou le document (DOCX) avant diffusion : titres, tableaux non coupés, légendes présentes.
• Conserver la version HTML comme source de référence ; régénérer le PDF et le DOCX à chaque mise à jour du manuel.